Apa itu ERP software? Secara singkat, Software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis.
Dulunya, ERP adalah sistem yang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian software ERP dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan kegunaannya bagi bisnis Anda.
Pengertian Software ERP
ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain.
Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.
Sejarah Singkat Software ERP
Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya di terapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur.
Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Di tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi. Masuk ke periode 80-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya.
Di tahun-tahun ini, fungsi sistem beralih ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Di tahun inilah banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.
Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.
Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite di dirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat di gunakan di seluruh perusahaan dan bisa di operasikan melalui internet. Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II.
Sistem ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).
Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin di minati oleh berbagai bisnis. Beberapa diantaranya adalah bisnis UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.
Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?
Meskipun tujuan awal perancangan aplikasi ERP adalah untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti :
Jasa & Konsultasi seperti asuransi, teknologi, layanan keuangan, dll
Pendidikan
Transportasi
Retail, Grosir & SuperMarket
Real Estate
Konstruksi, Proyek & Pembangunan Infrastruktur
Makanan & Minuman
Pariwisata seperti Restoran, Perhotelan atau Penginapan
Kesehatan seperti Rumah Sakit & Manufaktur Obat-obatan
Pertambangan
Perkebunan
Ekspor – Impor karena membutuhkan IT inventory untuk Kawasan Berikat
Pemerintahan untuk mengelola pembelian pengadaan barang atau administrasi lainnya
Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.
Kegunaan ERP bagi Bisnis Anda
Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis dan perusahaan yang mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka.
Menurut data statistik tahun lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan aplikasi ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.
1. Mengoptimalkan Efisiensi
Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.
ERP adalah penyedia akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.
2. Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. Software ERP adalah peruntuh dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain.
ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.
3. Menghemat Biaya Operasional
Aplikasi ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik.
Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.
4. Meningkatkan Keamanan Data
ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data di simpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan.
Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.
Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang di berhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.
5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat
Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP adalah sarana yang bisa memfasilitasi semua itu.
Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidak konsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh di hasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.
Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan ERP Software?
Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP? Berikut ini merupakan beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP secepatnya.
Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya sudah tidak dilakukan secara manual
Tidak adanya akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis
Adanya kerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
Bisnis Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang sudah diterapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
Pemilik bisnis kesulitan memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
Sebagai pemilik usaha, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda
Karyawan kesulitan berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain
Sulit mengakses data dan informasi bisnis penting saat Anda berada di luar kantor
Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda
Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.
Jenis-Jenis Pengembangan ERP Software adalah:
Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang sedang tren di pasaran saat ini. Agar Anda tidak bingung ketika vendor ERP menawarkan solusi ini kepada Anda, coba pelajari tiga jenis pengembangan ERP yang populer berikut ini.
On-Premise ERP Software
Ini di sebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini di pasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Jadi, perusahaan mengelola sistem ERP ini secara in-house.
Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut.
Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.
Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional masih banyak di minati karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri sehingga memastikan keamanan.
Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP konvensional biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.
Cloud ERP Software
Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor atau perusahaan ERP bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.
Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah di bandingkan dengan biaya investasi ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya di kenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus di bayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP ini lebih populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah. Kelebihan yang dimiliki Cloud ERP antara lain sebagai berikut:
Deployment yang Lebih Cepat
Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur IT. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.
Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala
Sistem ERP berbasis Cloud terus di tingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan sistem ERP konvensional, maka update dan upgrade harus di lakukan dengan menghapus penyesuaian yang telah di gunakan sebelumnya.
Mobilitas Tingkat Tinggi
Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang di dukung. Anda tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau tablet Anda.
Hybrid ERP Software
Hybrid ERP adalah kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya.
Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.
Modul-Modul Umum yang Ada dalam Software ERP
Anda telah memahami apa itu ERP beserta jenis pengembangan dan kegunaannya. Kini Anda perlu mengetahui modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP secara umum.
Accounting (Akuntansi)
Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain. Anda bisa membuat laporan keuangan perusahaan hanya dengan beberapa klik di modul ini.
CRM
Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.
HRM
Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.
Sales (Penjualan)
Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti laporan penjualan, proposal penawaran (RFP & RFQ), sales order, dan faktur. Jika sistem penjualan di integrasikan dengan sistem CRM, akuntansi & Inventaris maka dapat di pastikan bahwa Anda bisa mendorong lebih banyak penjualan dengan data yang akurat dari perkiraan penjualan di masa depan.
Perkiraan penjualan sangatlah penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atau retail. Anda tidak mungkin bisa memprediksi berapa banyak jumlah permintaan setiap hari, maka perlu sekali memperkirakan kemungkinan permintaan yang berubah-ubah.
Tentunya dengan sistem penjualan yang mempuni, akan membantu Anda mempersiapkan kemungkinan jumlah stok SKU yang wajib tersedia pada setiap permintaan musiman (seasonal demand).
Inventory (Inventaris)
Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika di integrasikan dengan modul pembelian.
Purchasing (Pembelian)
Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat di integrasikan dengan modul inventaris untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.
Manufacturing (Manufaktur)
Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk di integrasikan dengan barcode atau RFID scanner.
Pertimbangkan Faktor-Faktor Ini Saat Memilih Software ERP adalah:
Anda telah mengetahui apa itu ERP dan kegunaan software ini untuk bisnis Anda. Sekarang Anda harus mengetahui faktor apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum Anda menggunakan ERP. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu di perhatikan:
1. Kebutuhan Bisnis Anda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang di hadapi oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. Software ERP yang baik dapat di sesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis.
Pastikan Anda paham apa saja tantangan bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari sistem ERP pilihan Anda. Jelaskan seluruh kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Pengalaman Vendor
Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi?
Minta testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan software ERP (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang mereka dapatkan dari vendor).
3. Dukungan Dari Vendor
Ketika Anda berbicara dengan vendor atau perusahaan ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi, pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi.
Pastikan bahwa Anda bisa menghubungi vendor Anda dengan mudah ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.
4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi
ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan menyesuaikannya. Anda mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah sewaktu-waktu.
Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa software ERP pilihan Anda dapat dengan mudah menyesuaikan skala bisnis Anda.
5. Proses Implementasi
Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih aplikasi ERP adalah durasi implementasinya. Jumlah kustomisasi sistem biasanya memengaruhi lama waktu implementasi software ERP.
Semakin banyak penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan sederhana di bandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi pikirkan dengan baik jenis deployment ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.
Kesimpulan
Dalam persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang ini, Anda harus mampu mengikuti segala macam tren teknologi yang berubah dengan cepat. Menggunakan cara lama atau manual untuk menjalankan bisnis Anda hanya akan membuat bisnis Anda tertinggal dari yang lain. Jika pemilik bisnis lain sudah mengotomatisasi proses bisnis mereka, mengapa tidak? ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasi bisnis yang kompleks, sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas bisnis Anda. Software ini dapat digunakan untuk semua skala bisnis, baik itu skala kecil, menengah maupun besar.
Source: www.hashmicro.com